Подписаният договор е само началото. Между приемането и първата седмица на новия служител ЧР може да се наложи да събира лични данни, да издава политики, да подготвя оборудване, да потвърждава данни за заплатите, да организира запознанства и да регистрира задължителни обучения. Когато тези стъпки са разпръснати в имейли, електронни таблици и отделни системи, малките пропуски бързо се превръщат в лошо първо впечатление. Най-добрите инструменти за работен процес по въвеждане в длъжността превръщат тази разпръсната работа във видим и подлежащ на отчитане процес, без да създават нова система, която заетият екип по ЧР да поддържа.
За растящите организации правилният избор рядко е инструментът с най-дългия списък с функции. Това е този, който се вгражда в по-широките ЧР операции, дава на мениджърите ясни действия и третира личните данни по начин, който бизнесът може да защити.
Какво трябва да прави един полезен работен процес за въвеждане в експлоатация
Онбордингът не е просто приветствен имейл и списък с задачи. Полезният работен процес започва преди първия ден и продължава, докато служителят успее да допринася с увереност. Той трябва да възлага правилната задача на правилния човек, да го насочва в подходящия момент и да показва на ЧР какво остава неизпълнено.
Това означава повече от управление на задачи. Човешките ресурси се нуждаят от сигурно място за събиране на началната информация. Мениджърите се нуждаят от напомняния да планират първата седмица, да зададат цели и да насрочат срещи за проследяване. Финансовият отдел или отделът по заплатите се нуждае от точни одобрени данни. IT отделът се нуждае от достатъчно предизвестие, за да подготви достъпа и оборудването. Новият служител се нуждае от яснота, без да му се налага да разпитва петима различни души.
Най-добрите работни потоци създават и одитна следа. Това е от значение, когато въвеждането на нови служители включва проверки за право на труд, запознаване с фирмени политики, обучение по здраве и безопасност или специфично за длъжността съответствие. Един инструмент трябва да улеснява прегледа на това какво е било заявено, завършено и просрочено, като същевременно прилага разумни разрешения за достъп до чувствителна информация.
Най-добрите инструменти за въвеждане на нови потребители по сценарий на употреба
Няма универсален победител. Най-добрите инструменти за работен процес по въвеждане в длъжността зависят от това дали въвеждането е единен процес в рамките на по-широка HR операция, проект за потребителското изживяване на служителите или работен процес, който трябва да свърже няколко съществуващи бизнес системи.
Интегрирани HRIS платформи
За много малки и средни предприятия HRIS системата с вградено въвеждане в длъжност е най-практичният подход. Тя съхранява данните на кандидатите, трудовите досиета, документите, информацията за отсъствията, разговорите относно представянето и обучението в едно и също трудово досие. Налице е по-малко повторно въвеждане на данни, по-малко предавания на отговорности и по-нисък риск нов служител да бъде въведен по различен начин във всяка система.
Cognitis.cloud е проектиран около този модел за Европейски организации с 10 до 500 служители. Нейната стойност не е в отделен списък за въвеждане в длъжността, а в способността да преведе новоназначения служител от подбора в специализирана HR среда, която може да поддържа също работно време, отпуски, разходи, атестации, съответствие с нормативните изисквания и обучение. За екипи, които се интересуват от контрола на данните, нейният подход с еднонаемателна платформа като услуга (PaaS) и съхранението на данни в ЕС са важни точки за оценка.
Тази категория е особено подходяща, когато ЧЧ в момента работят с няколко несвързани инструмента и искат да намалят техния брой. Компромисът се състои в това, че по-широкият избор на HRIS изисква повече внимание. Вие избирате как ще се управляват основните данни за хората, а не просто как ще изглежда едно посрещащо пътуване.
Personio и HiBob
Personio и HiBob често се разглеждат от растящи бизнеси, които търсят по-обхватни HR платформи с възможности за управление на работни процеси. И двете могат да бъдат подходящи за организации, които искат да се отърсят от ръчната администрация на служителите и да дадат на мениджърите по-структурирана отговорност към процесите, свързани с хората.
Разликата не се разбира най-добре като обикновено състезание по функции. Вашето решение трябва да се основава на процесите, които трябва да стандартизирате, държавите, в които оперирате, вашите интеграционни нужди и наличния капацитет за внедряване. Поискайте да видите реален път на новоназначения служител: събиране на данни, стъпки за одобрение, обработка на документи, задачи на мениджъра и отчети. Една полирана демонстрация може да прикрие конфигурационната работа, която ще бъде от значение, когато вашият ЧР екип поеме управлението на платформата.
BambooHR
BambooHR често е сред предпочитаните избори за по-малки и средни компании, които искат опростена основна HR функционалност с възможности за въвеждане на нови служители (онбординг). Това може да бъде разумен вариант, когато лесното възприемане е основен приоритет и организацията разполага с относително изградена софтуерна екосистема около него.
За европейските купувачи тук е мястото, където проверката на обстоятелствата има значение. Преглед споразумения за обработка на данни, опции за хостинг, разрешения, изискванията за местно съответствие и интеграциите, необходими за завършване на работния процес. Един инструмент може да се справя добре с въвеждането в длъжност, но същевременно да оставя трудовите възнаграждения, отчитането на работното време или обучението в отделни системи. Това може да е приемливо, но само ако отговорността за всяко предаване е ясна.
Платформи за въвеждане в длъжност на специалисти
Специализирана платформа като Talmundo може да подхожда на организация, която иска силно персонализирано съдържание за предварително въвеждане, структурирани пътеки за различни групи служители или по-брандирано изживяване на служителите. Специализираните инструменти могат да бъдат ценни, когато самото въвеждане е стратегически приоритет, като например за фирми, които назначават персонал в големи обеми или управляват сложни програми, базирани на роля.
Недостатъкът е още една платформа, още един договор и още една интеграция за поддръжка. Преди да добавите специализиран слой, установете дали HRIS може да отговори на повечето изисквания с добре проектирани работни потоци. Един специализиран продукт заслужава мястото си, когато неговото потребителско изживяване и автоматизация наистина подобряват завършването, последователността или задържането, а не просто защото предлага повече шаблони.
Microsoft 365 и Power Automate
За организации, които вече са инвестирали сериозно в Microsoft 365, Power Automate може да координира известия и одобрения в Teams, Outlook, SharePoint и други бизнес приложения. Той може да бъде полезен за IT подготовка, заявки към стопанската поддръжка (фасилити мениджмънт) или напомняния от мениджъри, които излизат извън рамките на HR системата.
То сам по себе не е заместител на HRIS (система за управление на човешките ресурси). Изграждането на служителското досие, контрола на документите и доказателствата за съответствие в папки и работни потоци може да стане трудно за управление с нарастването на броя на служителите. Третирайте го като свързващ елемент или разширение, където е уместно, а не като основно място за съхранение на чувствителни данни за персонала.
Как да изберете между инструментите за работния процес по въвеждане (онбординг)
Започнете с процеса, а не с продукта. Опишете честно последните три преживявания при въвеждане в длъжност. Идентифицирайте всяка задача, система, отговорник и забавяне. Може да установите, че проблемът не е липсата на автоматизация, а неясната отговорност, дублираното въвеждане на данни или ръководителите, които получават инструкциите твърде късно.
След това тествайте бъдещите инструменти спрямо важните моменти. Една добра оценка трябва да обхваща периода преди постъпване, първия ден, първите 30 до 90 дни и промените в ролята след въвеждането в длъжност. Общите контролни списъци се демонстрират лесно. По-рудният въпрос е дали отделът „Човешки ресурси“ може да създаде отделни работни потоци за новоназначен служител в продажбите, колега в склада, мениджър и служител, който се премества отвъд границите, без да разчита на доставчик за всяка корекция.
Използвайте тези въпроси, за да поддържате избора обоснован:
- Може ли ЧР да конфигурира задачи, крайни срокове, напомняния и отговорности без техническа поддръжка?
- Използва ли работният процес същите данни за служителите като процесите по подбор, работно време, отпуски, обучение и оценка на ефективността?
- Могат ли мениджърите да виждат само действията и информацията, които отговарят на тяхната роля?
- Лесно ли се отчитат документите, потвържденията и завършването на задължителните обучения?
- Къде се съхраняват личните данни и как доставчикът поддържа задълженията по GDPR и вашите вътрешни изисквания за сигурност?
Също така изчислете цената на фрагментацията. По-ниската цена на абонамента не винаги означава по-ниски разходи, ако ЧР отделят часове за съгласуване на записи, преследване на одобрения или отговаряне на рутинни въпроси на нови служители. Също така, не купувайте всеобхватна платформа, ако трябва да се реши само тесен проблем и настоящите ви основни ЧР данни се управляват добре. Правилният обхват зависи от празнината, която се опитвате да запълните.
Подобрете работния процес, преди да го автоматизирате
Софтуерът не може да поправи процес, който няма отговорник. Преди старта се споразумейте кои задачи са за ЧР, прекия ръководител, ИТ отдел, финансовия отдел и новия служител. Задайте на всяка задача очакван резултат и краен срок. “Подготовка за посрещане” е твърде разтегливо; “потвърждаване, че преносимият компютър е назначен три работни дни преди датата на започване” подлежи на измерване.
Запазете първата версия фокусирана. Започнете с задължителната информация, съществения достъп, ключовите въведения и ранните настанявания. Когато процентите на завършване станат надеждни, добавете полезна персонализация като обучение, специфично за ролята, насоки за офиса или 30-дневен план на мениджъра. Твърде много задачи наведнъж могат да накарат въвеждането в длъжност да се усеща административно, а не приветливо.
Най-накрая прегледайте работния процес след всеки цикъл на наемане. Търсете задачи, които повтарящо се се завършват със закъснение, въпроси, които новите служители продължават да задават, и стъпки, които не носят ясна стойност. Най-добрият процес не е фиксиран. Той се подобрява с усвояването от организациите на това какво помага на хората да станат продуктивни и да се чувстват включени.
Изберете инструмент, който улеснява тази промяна, държи данните за служителите ви под контрол и дава на всеки нов участник увереността, че техният работодател е подготвен за тях.
