Няколко ключови термина се срещат в областта на защитата на данните. Познаването им улеснява всичко останало.

Лични данни е информация, свързана с идентифицирано или подлежащо на идентификация физическо лице, като например име, имейл адрес, идентификационен номер или данни за местоположение.

Специална категория данни е по-чувствителна и се нуждае от допълнителна защита. Тя включва здравни данни, етнически произход, религиозни или философски убеждения, членство в синдикални организации, генетични и биометрични данни, както и данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация на лицето.

Обработка означава почти всичко, което правите с данни, от събиране и съхранение до използване, споделяне и изтриване.

A администратор на данни решава защо и как се обработват личните данни. А процесор на данни действа по инструкциите на контролера.

Пример от реалния живот

Представете си, че администратор по човешки ресурси отваря електронна таблица със служителски данни, за да актуализира един адрес. Имената и адресите са лични данни; всякакви болнични листове в същия файл са данни от специална категория и изискват допълнителни грижи. Компанията е администратор, а доставчикът на заплати, на когото изпраща файла, е обработващ.