Повечето HR екипи не решават да автоматизират, защото обичат софтуера. Те правят това след твърде много пропуснати одобрения, дублиращи се въвеждания на данни или задачи по въвеждане в длъжност, които остават незавършени. Ако търсите как да автоматизирате HR работни процеси, истинската цел не е автоматизацията само по себе си. Тя е да се даде на малък HR екип повече контрол, по-малко ръчни прехвърляния и по-малък риск с растежа на компанията.
За малките и средни предприятия това има бързо значение. След като преминете границата от няколко десетки служители, електронните таблици и несвързаните инструменти започват да създават невидими разходи. Мениджър забравя да одобри отпуск. Отделът по заплатите получава остарели данни. Нов служител подписва един документ, но пропуска три други. Никой от тези проблеми сам по себе си не изглежда драматичен, но заедно те създават забавяния, разочарование и рискове за съответствие.
Какво всъщност трябва да реши автоматизацията на HR работния процес
Най-доброто място за начало не е с демонстрация на инструмент. То е с повтарящата се работа. HR работните процеси са просто повтаряеми процеси с тригери, стъпки, отговорници и крайни срокове. Автоматизацията помага, когато процесът е достатъчно стабилен, за да бъде стандартизиран, но все още отнема достатъчно време, за да не е има смисъл ръчната му обработка.
Това обикновено включва въвеждане на нови служители, напускане на служители, управление на отпуските, заявки за документи, актуализации на договори, прегледи по време на изпитателен срок, одобрения на разходи и повтарящи се цикли на преглед на представянето. В много компании всеки от тези процеси се осъществява чрез имейл, чат, електронни таблици и отделни системи. Проблемът не е само в скоростта. Проблемът е, че никой няма пълна представа какво се е случило, кой какво е одобрил или какво все още чака.
Добрата автоматизация решава три проблема едновременно. Тя намалява ръчното администриране, прави отговорностите видими и създава проследим процес. Последната точка е по-важна, отколкото много екипи очакват, особено когато отдел "Човешки ресурси" поддържа множество държави, политики или законови изисквания.
Как да автоматизираме HR работни процеси, без да създаваме нов хаос
Често срещана грешка е опитът да се автоматизират всички HR процеси наведнъж. Това обикновено води до прекалено сложни работни процеси, ниско приемане и много изключения, които все още се нуждаят от ръчно управление. По-добрият подход е да се започне с един или два процеса с голям обем, които вече следват ясен модел.
Въвеждане често е най-силният първи кандидат. Той има ясен повод – подписано предложение – и предвидима последователност от задачи. Създаване на запис за служителя, изпращане на документи, назначаване на оборудване, записване в политики, уведомяване на отдел „Заплати“, насрочване на обучение и планиране на срещи с мениджъра. Когато този процес е автоматизиран, незабавната полза не е само спестено време от отдел „Човешки ресурси“. Новонаетите получават по-последователно първоначално преживяване, мениджърите знаят отговорностите си и по-малко детайли се изгубват.
Заявките за отпуск са друга силна отправна точка. Заявката постъпва, насочването следва политика, балансите се актуализират автоматично и правилните хора биват уведомени. Това звучи просто, но премахва изненадващо голямо количество триене от ежедневните HR операции.
Ключът е да начертаете работния процес, преди да го автоматизирате. Идентифицирайте задействащия механизъм, всяка необходима стъпка, кой отговаря за нея, кои полета с данни са необходими и къде принадлежат одобренията. След това задайте по-трудния въпрос: трябва ли всяка стъпка да остане? Автоматизацията е добра възможност да се премахне ненужната сложност, а не просто да се дигитализира.
Започнете с процеси, които са повтарящи се
Процесът е готов за автоматизация, когато се случва често, следва стандартен път и причинява проблеми, когато бъде пропуснат. Ако един работен процес се променя всеки път или силно зависи от преценка, пълната автоматизация може да не е правилното решение. В тези случаи напомнянията, шаблоните и насочваните одобрения може да бъдат по-полезни от стриктните правила.
Тук много HR екипи надценяват това, от което се нуждаят. Не винаги се нуждаете от сложна логика от първия ден. Често добре структуриран работен процес с ясни тригери, известия и отговорности решава по-голямата част от проблема.
Стандартизирайте данните, преди да ги автоматизирате
Автоматизацията зависи от чисти данни. Ако длъжностните наименования са несъвместими, отделите са наименувани по три различни начина или полетата за статуса на служителя са ненадеждни, работните процеси ще се повредят или ще се маршрутизират неправилно. Преди да построите нещо, подобрете основите. Определете вашите полета за служители, правила за одобрение, категории документи и модел на собственост.
И точно затова разединените системи създават толкова много триене. Ако набирането на персонал, въвеждането в работа, проследяването на времето, представянето и документите са в различни инструменти, автоматизацията често се превръща в мозайка от интеграции. Може да работи, но добавя уязвимост. Една платформа не винаги е необходима, но един източник на истина прави автоматизацията много по-лесна за управление.
Работни потоци, които обикновено осигуряват най-бърза възвръщаемост
Не всеки проект за автоматизация носи еднаква полза. Най-бързите победи обикновено идват от работни процеси с чести трансакции, множество заинтересовани страни и ясни крайни срокове.
Въвеждането и отпадането са високо в списъка, защото засягат HR, мениджъри, IT, заплати и служителя. Работните процеси за отпуски и присъствие са ценни, защото се случват постоянно и могат лесно да създадат последващи грешки. Одобренията на разходите могат да намалят пречките, особено когато проверките на правилата са вградени в потока. Циклите на преглед на представянето често си струва да се автоматизират, след като бизнесът има дефиниран модел за преглед, тъй като планирането, напомнянията и документацията бързо се превръщат в тежка ръчна работа.
Подборът на персонал също може да бъде от полза, но зависи от обема. Ако екипът ви наема спорадично, подобряването на шаблоните за комуникация с кандидатите и насрочването на интервюта може да е достатъчно. Ако наемате в различни екипи или държави, автоматизацията на работния процес около одобренията, генерирането на оферти и предаването към процеса по въвеждане в длъжност става много по-ценна.
Къде автоматизацията помага – и къде не
Автоматизацията работи най-добре за координация, маршрутизиране, напомняния и водене на записи. Тя е по-малко ефективна, когато проблемът е неясна политика, лоша дисциплина от страна на мениджъра или слаба отговорност за процеса. Ако никой не може да се съгласи кой трябва да одобри промяна в договора, софтуерът няма да реши това. Ако мениджърите рутинно пренебрегват задачи, автоматизираните напомняния помагат, но те няма да заместят отчетността.
Съществува и компромис между контрол и гъвкавост. Силно структурираните работни процеси създават последователност и възможност за одит, но могат да фрустрират екипите, ако твърде много изключения изискват намеса на администратор. От друга страна, гъвкавите работни процеси са по-лесни за възприемане, но може да не осигуряват достатъчно предпазни механизми. Правилният баланс зависи от размера на вашата компания, зрялостта на човешките ресурси и нуждите от съответствие.
За европейските МСП особено, съответствие и обработка на данни често се нуждаят от повече внимание, отколкото екипите очакват. Автоматизираното събиране на документи, регистрите за одобрение и правилата за съхранение на данни могат да намалят риска, но само ако отразяват действителната политика и законовите изисквания. Това е една от причините много HR лидери да предпочитат системи, изградени около силно управление, а не хлабава комбинация от отделни решения.
Как да изберете правилната настройка за автоматизиране на работния процес в човешки ресурси
Ако оценявате системи, гледайте отвъд списъците с функции и се съсредоточете върху това как се създават, променят и наблюдават работните процеси. Може ли отделът по човешки ресурси да управлява работния процес, без да зависи от технически екипи? Могат ли одобренията да варират в зависимост от отдела, мениджъра или държавата? Можете ли да видите къде се затлачват задачите? Могат ли служителите да извършват действия чрез едно влизане, вместо да прескачат между инструменти?
Тези въпроси са по-важни от това дали един доставчик твърди, че автоматизира всичко. На практика, добрата автоматизация на работните процеси в човешките ресурси трябва да се усеща лесна за поддръжка. Политиките се променят. Екипите се преструктурират. Веригите за одобрение се изместват. Ако актуализирането на работен процес се превърне в проект всеки път, ползата бързо се стопява.
Тук е където HRIS всичко в едно може да направи значителна разлика. Когато данните за служителите, документите, отчитането на времето, отпуските и циклите на преглед се намират в една и съща среда, работните процеси са по-лесни за изграждане и е по-малко вероятно да се сринат. За растящо малко и средно предприятие това често е по-важно от най-големия възможен набор от функции. Платформи като Cognitis.cloud са проектирани около тази реалност: една система, по-ясна отговорност и автоматизация, която подкрепя начина, по който HR всъщност работи.
Практически план за внедряване на автоматизация на HR работни процеси
Дръжте първата фаза тясна. Изберете един работен процес, дефинирайте успеха, изградете го и наблюдавайте как хората го използват. Измерете спестеното време на администраторите, процента на завършени задачи, скоростта на одобрение и намаляването на грешките. След това го усъвършенствайте, преди да го разширите.
Също така помага да се включат мениджърите рано. Много работни процеси в отдела по човешки ресурси зависят от тях за одобрения, проверки и актуализации на данни. Ако процесът затруднява тяхната работа, внедряването страда. Ако им дава ясен списък със задачи, по-малко имейли и по-малко размени, те обикновено го подкрепят.
Накрая, третирайте автоматизацията като оперативен модел, а не като еднократен проект. Работният процес, който изградите за 60 служители, може да има нужда от промени при 180. Нови изисквания за съответствие, екипни структури и политики ще оформят следващите стъпки. Най-силните настройки не са най-сложните. Те са тези, които вашият HR екип може да разбира, да им вярва и да ги подобрява с времето.
Добрият HR работен процес трябва да улеснява правилните действия, отколкото неправилните. След като това започне да се случва последователно, HR отделя по-малко време за преследване на процеса и повече време за подкрепа на хората.
