Нов стартъп се присъединява в понеделник. Техният мениджър очаква заявка за лаптоп, отдела по заплати се нуждае от банкови данни, ИТ не е получил уведомление и човешките ресурси търсят подписа върху имейли, споделен диск и таблица с данни. Нищо не е технически сложно, но всяко предаване създава още един шанс за забавяне или грешка.
Това е истинският въпрос зад Автоматизацията на HR срещу ръчното управление Процесите. Не е въпросът дали хората трябва да изчезнат от HR. Въпросът е дали малкият ви екип за HR трябва да прекарва времето си в преместване на информация между системите или да използва тази информация, за да подпомага добре служителите и мениджърите.
За малките и средни предприятия най-добрият отговор рядко е да се автоматизира всичко. Най-добрият отговор е да се автоматизира повтарящата се администрация, да се запази човешкият преценявателен капацитет и да се състави надеждна документация за това какво се е случило, кога и от кого.
Автоматизацията на човешките ресурси срещу ръчното управление на човешките ресурси: практическата разлика
Ручната HR зависи от това хората да помнят стъпките, да намират най-новите документи и да актуализират няколко места след промяна. Това може да работи в екип от 10 души, при който един човек познава всеки служител и процесите са прости. Това става по-чувствително, когато броят на служителите нараства, мениджърите поемат повече отговорност или бизнесът функционира на различни места и в различни държави.
Автоматизацията на човешките ресурси използва правила и работни потоци за активиране на рутинни действия. Приетата заявка за отпуск актуализира баланса на отпуските. Подписаната оферта стартира процесът на въвеждане в работата. Уведомлението за преглед на пробационния период се изпраща до подходящия мениджър в подходящия момент. Работниците могат да актуализират своите лични данни, докато човешкият ресурс запазва контрола върху одобрението и следата за контрол.
Разликата не е просто в скоростта. Ручната работа зависи от индивидуалните познания. Автоматизираните работни процеси правят договорения процес видим и повторим. Това е важно, когато ръководител по човешки ресурси е в отпуск, нов администратор се присъединява или служител пита защо заявка е обработена по определен начин.
Когато ръчните процеси все още имат смисъл
„Руководство“ не означава лошо управление. Някои решения се нуждаят от контекст, който работният поток не може надеждно да предостави. Внимателните отношения с служителите, сложните разумни корекции или дискусиите относно представянето никога не трябва да се свеждат до въвеждане на отметки в чекборд.
Ръчното управление също може да бъде разумно за периодични процеси. Ако вашият бизнес наема един старши служител на година, конфигурирането на подробен процес за подбор на персонал може да не е първостепенен приоритет. Същото важи и когато политиката се променя бързо и процесът все още не е завършен.
Предупредителният знак не означава, че процесът включва човек. Той означава, че служителите многократно копират еднакви данни, кандидатстват за същите одобрения или отговарят на същите въпроси. Тези дейности са подходящи за автоматизация, тъй като отнемат време без да изискват много преценка.
Разходите са по-широки от администрацията на човешките ресурси
Когато лидерите сравняват автоматизацията с ръчната работа, те често се фокусират върху цената на абонамента. Това е разбираемо, но пропуска оперативните разходи на фрагментираните процеси.
Схемата за разплащане може да бъде безплатна за създаване, но може да доведе до скъпо неопределеност. Това ли е текущата версия? Управителят одобри ли отсъствието? Кой баланс отпуската е правилен? Получи ли служителят потвърждението за полицата? Малката несъответствие може да се превърне в корекция на заплатите, оплакване на служител или проблем със съответствието.
Съществува и скрит управленски разход. Ако служителите трябва да изпращат имейли до HR за всяка промяна на адрес, баланс за ваканции или статус на разходи, HR се превръща в център за обслужване на информация, която би трябвало да бъде достъпна чрез контролиран самостоятелен процес на управление. След това мениджърите чакат актуализации, вместо да действат въз основа на текущата информация.
Автоматизацията не премахва всички проверки. Тя намалява броя на необходимите проверки, тъй като данните се въвеждат веднъж и се използват последователно в свързани процеси. За МСП с един до три служителя по човешки ресурси това може да защити капацитета, докато организацията расте, без да се налага незабавно увеличаване на броя на административните служители.
Спазването на изискванията изисква последователност, а не само документи
Европейските работодатели са изправени пред различни правила за трудовата заетост, очаквания за верификация на трудовите въпроси и разпоредби за отпуските в зависимост от това къде работят. Точните задължения варират в зависимост от държавата, така че софтуерът не може да замести правните консултации. Въпреки това, той може да улесни последователното прилагане на одобрените от вас политики.
Ручният процес често оставя доказателства разпръснати в различни папки и локални файлове. Това създава риск, когато трябва да се докаже, че служител е завършил задължителното обучение, е признал правилата или е преминали през прегледа в очаквания срок. Проблемът не е само в доказването на спазването на изискванията след събитието. Това се отнася и за откриването на закъснели действия, преди те да се превърнат в проблем.
За организациите, които обработват данни за служителите, от съществено значение е и архитектурата на системата. Заслужава да се запитате къде се съхраняват данните, кой има достъп до тях, как се управляват разрешенията и дали подходът на доставчика отговаря на вашите задължения по GDPR. Удобството не трябва да означава компромис с прозрачността на данните за служителите.
Какво да автоматизираме първо
Започнете с процеси, които са често срещани, основани на правила и склонни към непрекъснато проследяване. За повечето развиващи се компании четири области осигуряват ранни резултати:
- отчетност за служителите и събиране на документи, включително контролиран достъп до договори и декларации за съгласие
- одобренията за отпуск, отсъствие и време, когато точното изчисление на отпуските и видимостта на мениджъра са от значение
- задачи по наемане и отпускане на служители, които включват няколко екипа и фиксирани срокове
- периодични прегледи, напомняния за обучение и спазване на изискванията, като пропуснатите действия са лесно за изпускане от вниманието
Наемането на персонал и разходите също са силни кандидати, когато обема на работа нараства. Правилният приоритет зависи от това къде губи време вашият HR екип днес. Прегледайте типичен месец: колко заявки постъпват по имейл, колко често някой променя информацията и откъде мениджърите искат актуализации? Тези модели предоставят по-полезна бизнес икономическа оценка от общ списък с функции.
Да оставим хората да контролират изключенията
Лошата автоматизация може да бъде толкова разочароваща, колкото и лошата администрация. Стабилна верига за одобрение може да забави заявка за неотложен отпуск. Автоматизирано имейл съобщение с неправилна формулировка може да подкопае чувствителен момент. Работен поток, който изисква от мениджърите да попълнят твърде много полета, просто ще бъде пропуснат.
Конструирайте всеки работен процес около ясна процедура за вземане на решения. Определете кои действия го започват, кой е отговорен за следващата стъпка, кога е необходима ескалация и какъв запис да остане след това. След това изрично укажете изключенията. Например стандартното отпуските може да следва автоматизиран процес на одобрение, докато удълженото отсъствие поради заболяване трябва да води до разговор с HR и преглед на случая.
Този баланс е особено важен за управлението на ефективността. Уведомленията могат да гарантират, че проверките се извършват и формулярите се попълват, но качеството на обратната връзка все още зависи от мениджъра. Технологиите трябва да създадат пространство за по-добри разговори, а не да се правят престорени, че ги провеждате вместо вас.
Изберете консолидация вместо друго решение с единен интерфейс
Много МСП започват с отделни инструменти за набиране на персонал, отпуск, разходи и оценки на работата. Всеки инструмент решава локален проблем, но HR екипът след това отделя време за поддържане на сметки, извличане на данни и решаване на конфликтни записи. За служителите има няколко входа за влизане, а мениджърите не могат да видят пълния контекст на работата на екипа си.
Свързаният HRIS променя оперативния модел. Стартиран служител, приет чрез подбор, може да премине към въвеждане в системата за управление на служителите без повторно въвеждане на данните му. Одобряваното отсъствие може да се интегрира в системата за записване на времето. Датите за завършване и преглед на обученията могат да се показват заедно с данните на служителя, вместо в отделни табла.
Това не означава, че всяка организация се нуждае от корпоративна платформа с дълъг проект за внедряване. Целта е да се постигне балансирана структура: достатъчно възможности за управление на надеждни HR операции, без да се създава система, която да могат да администрират само специалисти. C2 е проектиран в съответствие с тази необходимост, като интегрира основните процеси за управление на персонала в една среда, като същевременно поддържа европейско местоположение на данните и специални единични разпределения за клиенти.
Как да направим промяната без да прекъсваме работата на екипа
Не започвайте с копирането на всички съществуващи електронни таблици в нова система. Първо, определете кои данни са достоверни и премахнете дублиращите се или остарели записи. Договорите минималния брой полета, правилата за одобрение и собствеността за първите работни потоци. По-чиста и по-малка реализация обикновено е по-ценна от цялостна, но объркваща пускане в експлоатация.
Включете мениджърите по-рано. Те често са тези, които одобряват отпуските, изпълняват задачите по въвеждане в работата и провеждат дискусии за ефективността на работата. Покажете им какви промени в практиката означават: по-малко писма с изисквания за отговор, по-ясни срокове и едно място, където да намерят информация за екипа си. Работниците се нуждаят от същата яснота, особено по отношение на самообслужването и това кой може да види техните данни.
Измерете резултата след стартирането. Проследете процентите на завършване на задачите по въвеждане на служители, отложените одобрения, повторните запитвания към HR и времето, отделено за подготовката на рутинни отчети. Тези показатели показват дали процесът наистина е по-лесен, а не просто по-дигитален.
Правилният ход не е съревнование между технологиите и човешкия персонал в HR. Това е решение за това къде екипът ви да добави най-голяма стойност. Автоматизирайте предсказуемите задачи, запазете преценката близо до хората и улеснете всеки процес, докато вашият бизнес расте.
