Мениджър задава въпрос защо балансът на отпуските на служител се е променил. Бивш служител пита кой може да има достъп до неговия персонален файл. Финансите трябва да разберат защо разход е одобрен извън обичайната политика. Това са обикновени HR въпроси, но без ясна документация те могат да отнемат часове и да създават ненужен риск. Ето защо следите за HR одит са от значение: те показват какво се е променило, кой е извършил промяната и кога е станало това.
За една развиваща се компания това не означава да се следи всеки един клик или да се създава повече административна работа. Това означава да можете с увереност да обясните историята зад даден HR запис. Когато HR данните се намират в различни електронни таблици, имейл съобщения и отделни системи, това доверие е трудно постижимо.
Защо одиторските проверки на човешките ресурси са важни в ежедневието на HR
Следата за HR одит е хронологичен запис на действията, извършени в HR системата. В зависимост от процеса, тя може да съдържа информация за лицето, което е създало, променило, одобрило или изтрило информацията, заедно с датата и часа на действието. Полезният отчет може също така да показва старата и новата стойност, етапа на одобрение и причината за изключението, ако е отбелязан такъв.
Този контекст е от значение, защото документацията на човешките ресурси рядко е статична. Контрактите се променят. Повишенията се коригират. Данните за заплащане се актуализират. Достъпът се предоставя и отнема. Нито едно от тези действия не представлява автоматично опасност. Проблемът започва, когато никой не може надеждно да отговори как е станало промяната.
Вземете предвид молба за отпуск, първо одобрена, а после изменена, след като служител се е обявил за болен. Ако впоследствие балансът изглежда погрешен, HR не трябва да се налага да пресъздава събитията въз основа на чат съобщения и записи в календара. Видната история превръща неясното разследване в бърза проверка на документацията.
Същият принцип важи и за решенията с по-голяма тежест. Ако рейтингът при прегледа на изпълнението се промени след калибриране, одиторският процес може да покаже, че промяната е настъпила в резултат на определен процес, а не на необяснимо редактиране. Това не доказва, че всяко решение е било справедливо, но предоставя на организацията доказателства за това как е било обработено.
Доказателствата не са еднакви с изпълнението на задълженията
Одитните системи подпомагат спазването на изискванията, особено когато организациите трябва да демонстрират подходящо управление на данните на служителите. Те могат да помогнат за установяване на отговорност, разследване на съмнителни неоторизирани достъпи и доказателства за вътрешни контроли. За европейските работодатели това е от значение за изискванията на Регламента за защита на личните данни (GDPR) относно сигурността, прозрачността и възможността за отчитане на начина, по който се управляват личните данни.
Но следата от проверки сама по себе си не прави организацията съвместима с регулациите. Тя не може да коригира неясна политика за съхранение на данни, прекомерни разрешения за достъп или неподходящи причини за обработка на лични данни. Детайлен отчет, свързан с лош процес, все още е доказателство за лош процес.
Влажността идва от съчетаването на историята на одитите с разумно управление. Отделите за човешки ресурси се нуждаят от ясни правила за това кои лица могат да имат достъп до чувствителна информация, кои действия изискват одобрение и как дълго трябва да се съхраняват документите. Мениджърите трябва да имат достатъчен достъп, за да управляват своите екипи, но не и неограничен достъп до здравни данни, компенсации или дисциплинарни документи.
Този баланс е особено важен за малките и средни предприятия. Малък екип HR може да разчита на ръководител по финанси, офис мениджър или ръководители на отделни звена, за да завърши части от жизнения цикъл на служителите. Споделеното отговорност може да работи добре, стига отговорностите да са ясни и системата да записва решенията, взети по време на процеса.
Когато въпросът се превърне в разследване
Повечето проверки на следата на процеса са рутинни. Мениджърът пита защо нов служител не е включен в списъка на екипа, а HR трябва да установи защо разход се очаква да бъде одобрен. В тези моменти ясното отчитане спестява време и избягва догадките.
Понякога рисковете са по-големи. Един служител може да оспори промяна в документите си. Мениджър може да е имал достъп до информация извън рамките на своята роля. Несъответствие в разплащателната система може да засегне няколко души. При тези случаи организацията се нуждае от фактологична хронология, а не от конкуриращи се спомени.
Добрият одитен процес помага на HR да установи бързо обхвата на проблема. Той може да покаже дали един запис е засегнат или много, дали промяната е била ръчна или резултат на работния процес и дали в дадения момент определени хора са имали достъп до нея. Това улеснява участието на юридически, финансови, ИТ или ръководни служители, като предоставя ясна информация за това, което е известно и какво все още трябва да бъде проверено.
По-добрите записи водят до по-справедливи операции
Проверките на човешките ресурси също така защитават хората, които извършват работата. От отделните човешки ресурси често се изисква да извършват корекции в кратки срокове. Мениджър може да поиска спешно изменение на трудовия договор, а заплащането може да бъде спряно временно или служител може да се нуждае от отпуск, коригиран след системна грешка. Записването на искането, одобрението и промяната означава, че HR не носи отговорността сама месеци по-късно.
Това е полезно и за мениджърите. Ясното проследяване на одобренията намалява риска от спорове относно това дали заявката е била одобрена. За служителите това означава по-последователно преживяване, тъй като техните заявки следват видим процес, вместо да зависят от това кой случайно е на разположение.
Има и културен принос. Консумираните записи насърчават вземането на решения чрез договорени работни процеси, а не чрез лични съобщения и неформални решения. Това не означава, че всяка изключение трябва да бъде блокирана. Развиващите се компании се нуждаят от гъвкавост. Това означава, че изключенията трябва да бъдат видими, разрешени и обясними.
Например, служител може да се нуждае от възстановяване на разходи извън обичайното времеви рамки поради прекъсване на бизнес пътуванията. Правилният отговор може да бъде одобрението на искането, но с изяснен мотив и подходящ оторизиран служител. Следователната верига запазва както гъвкавостта, така и контрола.
Какво да търсите в следата на HR одит
Не всяка дейност е еднакво полезна. Резултатът, който просто гласи “актуализирана”, оставя служителите от човешките ресурси с почти толкова много въпроси, колкото преди. Най-добрият подход зависи от чувствителността на процеса и размера на организацията, но практичен процес за одитиране на човешките ресурси трябва да улесни виждането на няколко неща:
- кой е извършил действието и датата и часът, когато то е станало
- Каква стойност или поле се промени, в идеалния случай с предишните и новите стойности, ако е уместно
- Кои одобрения, стъпки в работния процес или изключения са били включени
- Промени в разрешенията и достъпа до чувствителна информация за служителите
- История, която позволява на отборите да търсят и преглеждат информацията без да разчитат на техническа поддръжка
Има компромиси. Записването на всяко събитие в система, което не представлява риск, може да генерира шум и да затрудни откриването на значими промени. Записването на твърде малко събития може да забави разследванията. Целта не е максималното записване само по себе си. Целта е пропорционална история на действията, които влияят върху данните на служителите, решенията, плащанията, правата и достъпа.
Сигурността е от съществено значение и тук. Регистрите от одити могат да съдържат чувствителна информация, затова те се нуждаят от собствени механизми за контрол на достъпа. Служителите не трябва да могат да променят данните за собствената си дейност. Отделът по човешки ресурси също трябва да знае дали регистрите могат да бъдат изнесени за целите на разследване, колко време се съхраняват и къде се съхраняват.
За организациите, които работят в цяла Европа, договореностите за хостинг и местоположението на данните могат да бъдат част от тази оценка. Платформа с специално базирано в ЕС обкръжение може да подпомогне по-ясен контрол върху HR данните, но организацията все пак трябва да разбере своите собствени отговорности по отношение на разрешенията, запазването и дизайна на процесите.
Защо одитирането на човешките ресурси е по-важно с увеличаването на броя на системите
Проблемът рядко се състои в пълната липса на записи. По-често записи съществуват на твърде много места. Записи за наемане на служители може да се съхраняват в едно приложение, подписаните документи в друго, промените в отчетите за отсъствия в друга програма, а одобренията за разходи в друг имейл. Всеки отделен източник може да има известна история, но никой не може да види пълния процес на развитие на служителя без ръчна работа.
Разбиването на системата също води до несъответствия. Една система може да показва кои са одобрили заявка, докато друга само показва последната статуса. Промяна, направена в едно приложение, може да не се отрази в друго, докато някой не я актуализира ръчно. Точно тук малките грешки се превръщат в повтарящи се HR заявки, корекции в разплащателната система и загуба на доверие.
Една единствена платформа за управление на човешките ресурси не премахва необходимостта от добър преценка, но може да постави ключовите процеси и техните истории в една контролирана среда. За екипите, които управляват набирането на персонал, въвеждането в работата, отпуските, времето, разходите и резултатите, това намалява броя на прехвърлянията, при които контекстът може да изчезне. Cognitis.cloud е проектиран около тази практическа необходимост: една HR система, която дава на растящите екипи по-ясен оперативен контрол без сложността на корпоративни системи.
Използвайте следи за проверки още преди да ги имате нужда
Не чакайте оплакване, заявка за данни или проблем с разплащателната сметка, за да проверите дали вашите записи са използваеми. Изберете няколко процеса с голямо въздействие, като промени в договорите, корекции на отпуските, разходи и разрешения за достъп. След това задайте прост въпрос: биха ли HR служителите могли да обяснят пълната история на спорния запис в рамките на петнадесет минути?
Ако отговорът е не, определете къде се нарушава историята. Може да се касае за липсваща стъпка от процеса на одобрение, електронна таблица, която се превърна в неофициален източник на истината, или разрешения, които са твърде широки. Решаването на тези проблеми рано обикновено е много по-лесно от възстановяването на решението, след като доверието вече е било повредено.
Най-силният запис на процеса не е най-дългият. Това е записът, който позволява на вашия екип да отговаря на разумни въпроси ясно, да защитава информацията на служителите отговорно и да продължава напред, когато бизнесът расте.
