Развиваща се компания рядко избира система за управление на човешките ресурси, защото се възползва от закупуването на софтуер. Тя избира такава, защото заявките за отпуски се съдържат в имейли, данните на служителите се съхраняват на няколко места, а всяка нова държава добавя още един въпрос за спазване на правилата. Решението за внедряване на частен облак или SaaS за управление на човешките ресурси може да определи дали следващата система ще намали натиска върху HR или просто ще създаде по-скъпа версия на същия проблем.
За европейските МСП отговорът не е в това да изберат най-познатата марка. Това се отнася до разбирането как се предоставя платформата, кой я управлява, къде се намират данните и каква контрола наистина се нуждае от екипа ви.
Частното облачно хостинг срещу SaaS хостинг за HR не е просто или-или
Термините често се разглеждат като противоположности, но те описват различни неща. SaaS или софтуер като услуга описва начина, по който софтуерът се купува и управлява: вие се абонирате, доставчикът управлява приложението и обикновено се включват актуализации. Private cloud описва модела на хостинг и наемане на пространство: вашата организация разполага със специална среда, вместо да споделя инфраструктурата и данните за приложенията с други клиенти.
Конвенционалната SaaS платформа за управление на човешките ресурси обикновено е многопотребителска. Много клиенти използват една и съща основна среда за приложения, като разрешенията и логическите контроли отделят данните им. Това може да бъде ефективно за доставчика и често да дава на клиентите по-ниска начална цена.
Частното облачно решение за управление на човешките ресурси обикновено предоставя на организацията специален инсталационен или средален вариант. В зависимост от доставчика, той може да бъде хостван и управляван от вас, или да изисква по-пряка отговорност от вътрешния ви ИТ екип. Може все пак да бъде предоставен като SaaS услуга. Тази комбинация е важна, защото може да предложи опростена поддръжка чрез абонамент, без да се налага данните ви за човешки ресурси да се съхраняват заедно с тези на други клиенти.
Полезният въпрос е следователно не “Искаме ли облак или SaaS?” А: какъв е необходимият ният нива на изолация, конфигурируемост, оперативна отговорност и сигурност?
Когато стандартната SaaS платформа за управление на човешките ресурси има смисъл
Multi-tenant SaaS е разумен избор, когато бързината, предсказуемите цени за абонамент и стандартните процеси са по-важни от пълния контрол. Фирма с 30 служители в една държава, опростена структура за одобрение и ограничена ИТ капацитет може да спечели от възприемането на утвърдената от доставчика методология за работа.
Най-добрите SaaS продукти обикновено управляват централизирано поддръжката на продуктите, актуализациите на сигурността и пускането на нови функции. Отделът по човешки ресурси не трябва да планира надстройки на инфраструктурата или да наема специалисти, които да се грижат за сървърите. Ако платформата покрива основните функции добре, това може да доведе до значително намаляване на административните усилия.
Има компромиси. Конфигурацията може да бъде преднамерено ограничена, за да се поддържа последователност на продукта за всеки клиент. Интеграциите могат да следват фиксиран каталог. Резиденцията на данните, мерките за архивиране и контролите върху запазването на данни може да бъдат налични само на ниво, предлагано за цялата клиентска база на доставчика. Нито едно от това не представлява автоматично проблем. Той се превръща в проблем, когато разрастваща се организация приема, че може да адаптира системата по-късно, без да провери какво е включено в нея.
SaaS е особено ефективен, когато можете да стандартизирате процесите. Ако вашите политики за отпуски, стъпки при въвеждане в работа и цикли за оценка на работата могат да използват общи шаблони, стандартната платформа може да позволи бързо стартиране на работата на екипа ви и да поддържа постоянна ангажираност от страна на всички.
Когато частният облак за HR завоюва своето място
Частното облачно решение заслужава по-задълбочено обмисляне, когато чувствителността на HR данните, европейските изисквания за защита на данните или оперативната сложност правят споделеното решение по-малко удобно. HR регистрите могат да включват информация за заплати, бележки за представяне, подробности за отсъствия, свързани със здравословното състояние, документи за право на работа и дисциплинарна история. Това не означава, че системите с множество наематели не могат да ги защитят. Това означава, че трябва да сте наясно как се прилага защитата.
Специализирана среда може да осигури по-ясна граница на разделението и повече пространство за контрол специфичен за организацията. Например, бизнес, който оперира в Бенелюкс и DACH, може да има нужда от различни работни процеси, шаблони за документи и пътеки за одобрение, като същевременно желае да има единствен източник на истината за данните на своите служители. Моделът на частен облак може да подпомогне това, без да се превръщат всички локални изисквания в решения извън HRIS.
Това може да е подходящо и за компании, чиито отдели по поръчки или сигурност се нуждаят от подробни доказателства относно хостинга, контрола на достъпа, местоположението на данните, процесите за архивиране и реагиране при инциденти. Поставянето на тези въпроси рано предотвратява често срещана ситуация: HR избира инструмент, който служителите харесват, а след това проектът спира, докато ИТ или юридическите отдели преглеждат условията за обработка на данни.
Въпреки това, частният облак не трябва по подразбиране да означава сложен проект. Някои частни среди са силно управлявани, като доставчикът се грижи за пусканията, поддръжката на сигурността и мониторинга. Други са по-близо до внедряване, управлявано от клиента. Тази разлика влияе върху разходите и вътрешния работен товар, така че попитайте директно къде свършва отговорността на доставчика и започва вашата.
Резиденцията на данните е нещо повече от точка върху картата
За европейските организации хостинга в ЕС може да бъде важен критерий, но това е само една част от цялата картина. Вашето оценяване трябва да обхване и това къде се съхраняват резервните копия, дали поддръжката може да има достъп до производствените данни, как се управляват поддоставчиците и какво се случва с данните след края на договора.
Съответствието с GDPR не е функция, която може да бъде активирана. Вашата организация остава отговорна за законосъобразното използване на данните на служителите, определянето на подходящи срокове за съхранение и управлението на достъпа вътрешно. HR платформата трябва да улесни изпълнението на тези задължения чрез ясни разрешения, одитни следи и надеждни опции за управление на данните.
Сравнете общите оперативни разходи, а не само лицензионната такса
По-ниската месечна цена може да изглежда привлекателна, докато HR не започне да закупува отделни инструменти за набиране на персонал, време и отчитане на отработено време, разходи, прегледи за обучение и ефективност. Всеки допълнителен инструмент създава друг списък с потребители, друг договор, друга интеграция и друго място, където данните на служителите могат да станат несъвместими.
При сравняването на частния облак и SaaS HR, изчисли разходите за операционния модел за период от две до три години. Включете внедряването, миграцията, интеграциите, поддръжката, обучението, администрирането и времето, което е необходимо на екипа ви за HR за обработката на информацията. Също така вземете под внимание разходите за промени: можете ли да добавите ново лице, процедура за одобрение или политика без да започнете разработка?
Частният облак може да има по-висока начална цена, тъй като специализираните ресурси и изискванията за работа имат цена. Тази цена може да бъде оправдана, когато замества фрагментиран набор от инструменти, поддържа очакванията за управление на данните или избягва разходите за персонализирани решения около строго определена платформа. В обратна зависимост, тя може да не е необходима за малка организация с прости нужди и без специфични изисквания за контрол.
Правилното сравнение е стойността спрямо сложността, а не частното спрямо общественото по принцип.
Въпроси към всеки доставчик на HRIS
Преди да изберете платформа, задайте практически въпроси, които разкриват модела, стоящ зад терминологията на продажбите:
- Нашата среда е самонаемателна, многонаемателна или комбинация от двете?
- Къде се съхраняват производствените данни и резервните копия и кой може да има достъп до тях?
- Кои отговорности по сигурност, поддръжка и освобождаване са на отговорността на вашия екип, а кои – на нашия?
- Можем ли ние да конфигурираме работни потоци, разрешения и локални политики без персонализирано разработване?
- Как се справяте с износа, съхранението и изтриването на данни, когато договорът ни изтича?
- Какви функции са включени в основната платформа и какви изискват отделни продукти или интеграции?
Отговорите трябва да са конкретни. Изрази като “система за сигурност на корпоративно ниво” или “подготвена за GDPR” не са достатъчни за вземане на решение. Един надежден доставчик може да обясни архитектурата на разбираем език и да покаже как подпомага работата на вашия отдел човешки ресурси.
Избягвайте да избирате инфраструктура, преди да определите длъжността
Започнете с оперативните резултати, от които се нуждае вашият екип. Може би непосредствената цел е да се предостави на мениджърите едно място за отчитане на отсъствията, времевите записи и налагането на нови служители. Може би целта е да се консолидират отделните инструменти за набиране и оценка на служителите преди разширяването в друг европейски пазар. Може би юридическите и ИТ отделите се нуждаят от увереност, че данните на служителите остават в специализирана среда базирана в ЕС.
След това картографирайте работните процеси, които са от значение: привличане, промяна на ролята, отпускане на отпуск, подаване на разходи, завършване на прегледи и напускане на компанията. Проверете внимателно изключенията, защото именно там се връщат електронните таблици. Ако системата не може да обработва различни правила за различни типове лица, делегирани одобрения или чувствителни процеси с документи, служителят ще бъде усъвършенстван. табло не ще реши истинския проблем.
За много организации с 10 до 500 служители най-силният избор не е прекалено обемна корпоративна платформа, нито колекция от леки приложения. Това е платформа, която консолидира основните HR процеси, като същевременно отговаря на очакванията на организацията за собственост и контрол върху данните. Например Cognitis.cloud комбинира HR процесите в еднопосочна PaaS среда с резиденция на данните в ЕС, предоставяйки на растящите екипи управляема платформа, без да се отнася към специалната архитектура на данните като последна стъпка.
Изберете модела, който дава възможност на вашия HR екип да отделя по-малко време за поддръжка на системите и повече време за вземане на правилни решения за персонала. Това е критерият, който ще продължи да има значение дълго след като сравнението на кандидатурите приключи.
