Нов инструмент за набиране на персонал може бързо да реши спешен проблем. Същото важи и за приложение за управление на отпуските, система за отчитане на времето или платформа за разходни отчети. Трудността започва, когато всяко решение създава друг входен интерфейс, друг запис на служител и друга месечна отчетна задача. Решението за HR suite срещу point solutions не е просто въпрос на софтуерни функции. Това е въпрос за колко оперативна сложност може реално да поеме HR екипът ви, докато бизнесът расте.
За европейската МСП правилният отговор зависи от проблемите, които трябва да бъдат решени, от системите, които вече са внедрени, и от темповете на промените, които предстоят. По-специализираните решения могат да бъдат отлични за определена задача. Свързаната HR система може да намали броя на прехвърлянията на информация, да намали дублирането на данни и да преодолее пропуските в спазването на изискванията, които възникват между тези задачи. Нито един от тези варианти не е автоматично правилен, но компромисите трябва да бъдат ясно определени преди покупката.
Склад за управление на човешките ресурси срещу решения базирани на точки: каква е истинската разлика?
Подисното решение е специализирана програма, предназначена за един от сферите на човешките ресурси. Например система за проследяване на кандидатури, анкети за ангажираност на служителите, обучение, разплащане на заплати, разходи или прегледи на ефективността. Тези продукти често предлагат значителна гъвкавост в избраната от вас област и може да са познати на определен екип, като например служители по подбор на персонал или финансови специалисти.
Сетевият HR пакет обединява няколко основни процеса за управление на персонала в една платформа. Данните за служителите се превръщат в общ регистър за набиране на персонал, въвеждане в работата, отсъствия, време и отчетност, представяне на работа, обучение и други свързани процеси. Вместо ръчното прехвърляне на информация от един инструмент към друг, системата използва един и същ профил на служителя през целия жизнен цикъл на служителя.
Разграничението е от особено значение, когато едно действие в един процес влияе върху другото. Новият служител се нуждае от одобрен договор, задачи за въвеждане в работата, достъп до системата, мениджър, баланс на отпуските и често и преглед на пробационния режим. При липсващи инструменти някой трябва да се увери, че всяка система получава правилната информация в точното време. С пакет от инструменти голяма част от този процес може да бъде конфигурирана като един работен поток.
Когато пакет от HR решения заслужи своето място
Службата за човешки ресурси обикновено е по-добрата опция, когато HR се превърна в център, където се събират няколко системи. Ако един или двама души отговарят за наемането на служители, договорите, заявките за отпуски, оценките и отчетите, капацитетът им е ограничен. Премахването на повтарящата се администрация дава повече време за решения, които изискват човешко преценяване.
Съгласуваността на данните е практическата полза. Когато служител смени адреса си, ръководителя си или работното си място, тази информация не трябва да се актуализира на четири места. Един единствен авторитетен запис за служител също така прави отчетите по-вярни. Данните за числеността на персонала, отсъствията, смяната на служители и обученията са полезни само когато екипите имат доверие на базисната информация.
Соблюдението на разпоредбите е още един аспект. Европейските работодатели трябва да обработват личните данни внимателно, да прилагат правила за съхранение и да демонстрират, че достъпът е контролиран. По-голямата мрежа автоматично не означава неизпълнение на разпоредбите, но всеки допълнителен доставчик, интеграция и разрешение за достъп на потребители добавя нещо към управлението. За организациите, които работят в Бенелюкс, Дахау или в няколко европейски държави, платформа с местоположение на данните в ЕС и ясни граници на собственост могат да опростят управлението на риска.
Сетевият механизъм също така може да направи автоматизацията по-полезна, тъй като работи в рамките на процесите. Например, приетият кандидат може да задейства задачи за въвеждане в работата на HR, мениджъра и ИТ, а по-късно да поиска преглед на пробационния режим. Автоматизацията не трябва да премахва надзора върху чувствителни HR решения. Тя трябва да премахне търсенето, копирането и проверката, които правят малките екипи по-бавни, отколкото трябва да бъдат.
Където точките решения остават по-добрият избор
Подиалните решения не са грешка просто защото са отделни. Компания с сложна система за заплащане на труда може да се нуждае от доставчик на услуги за заплащане на труда, специфичен за дадена държава. Екип за набиране на персонал с голям обем работа може да се нуждае от специализирани възможности за търсене или оценка, които да надхвърлят онези, които общата HR платформа трябва да осигури.
Те могат да бъдат и разумни, когато необходимостта е ограничена и временна. Ако непосредственият ви проблем е дигитализирането на заявките за заплати, фокусираното средство може да предложи по-бързо внедряване от пълната трансформация на човешките ресурси. Ключът е да се реши дали това средство е умишлено специално допълнение или друг краткосрочен мерник, който ще стане постоянна част от работата по време на непредвидени обстоятелства.
Рискът се увеличава, когато всеки отдел избира софтуер самостоятелно. HR може да съхранява данни за служителите в една система, финансистите – в своите собствени подробности за разпределяне на разходи, а мениджърите – в други места. Интеграциите могат да помогнат, но те изискват ангажираност от страна на всички. Някой трябва да определи коя система представлява източник на истината, да следи за неуспешни прехвърляния на данни и да управлява промените, когато доставчикът актуализира своя продукт.
Глубочината е истинската предимство на едно еднократно решение. Фрагментацията е цената. Добрата стратегия признава и двете, вместо да предполага, че единият от двата варианта – „най-добрият от вида си“ или „всичко в едно“, винаги е по-добър.
Разгледайте и цената на абонамента
Най-ниската месечна цена за лиценз рядко представлява пълната цена на HR системата. Обмислете усилията за внедряване, обучението, времето за администриране, поддръжката на интеграции, работата по отчети и риска от неточни данни. Инструмент с ниски разходи, който създава десет ръчни актуализации всяка седмица, може да стане скъп много преди подновяването.
В същото време, прекалено голямата функционалност може да загуби време и пари. Ако вашата организация има 30 служители и има прост процес за отпуски, закупуването на функционалност на корпоративно ниво за всяка възможна бъдеща необходимост е малко вероятно да бъде пропорционално. Правилната платформа трябва да поддържа следващия етап на растеж, без да принуждава екипа ви да работи като мултинационална компания.
Помолете доставчиците да представят ежедневната работа, а не само полирани демонстрации. Как служител подава молба за отпуск? Как мениджър завършва преглед? Какво се случва, когато човек се премести в друг екип или промени работното си време? Колко лесно може човешките ресурси да изготвят отчет за ръководството или одит? Тези моменти разкриват дали системата намалява работата или просто я пренарежда.
Практичен начин за избор на HR технологията
Започнете с процесите, които в момента причиняват забавяния, грешки или повтарящи се въпроси. След това преценете колко често данните трябва да се преместват между тях. Ако наемането, въвеждането в работа, отпуските и представянето на служителите се управляват поотделно, но съдържат еднакви данни за служителите, консолидацията вероятно ще доведе до значителна полза.
Преди да вземете решение, проверете с HR, финанси, ИТ и няколко мениджъра пет въпроса:
- Кои данни за служители въвеждаме или коригираме на повече от едно място?
- Кои HR задачи зависят от това друг екип да свърши работата навреме?
- Каква информация бихме имали нужда бързо за проверка на спазването на правилата или за вземане на управленско решение?
- Къде мениджърите и служителите най-често искат помощ от човешките ресурси?
- Кой специалист наистина се нуждае от специален инструмент?
Това упражнение често предлага среден вариант. Можете да консолидирате жизнения цикъл на средния служител в един HRIS, като същевременно запазите един специализиран системен продукт, като например локалното плащане на заплати или усъвършенстваната оценка на кадри. Това е съвсем различно от приемането на множество несвързани приложения като дългосрочен работен модел.
За типичния клиент на C2 целта не е да замени всеки инструмент на всяка цена. Целта е да се създаде една надеждна HR основа за разрастваща се организация, след което специалистите да бъдат интегрирани или запазени само там, където тяхната компетентност ясно оправдава допълнителната сложност.
Планирайте промяната, а не само покупката
Консолидацията е успешна, когато първо бъдат договорени основните HR процеси. Почистете документацията на служителите, определете правилата за одобрение, определете кой е отговорен за всеки работен процес и обяснете на мениджърите какво ще се промени. Прехвърлянето на несъвместими електронни таблици в нова платформа без тези решения просто ще увеличи объркването.
Приемането заслужава същото внимание. Служителите трябва да знаят къде да подават заявки, мениджърите трябва да имат увереност в одобренията си, а HR се нуждае от време да се научи да отчита и конфигурира. Фазалното внедряване може да работи добре: първо да се създадат процесите за регистриране на служителите и отпускане на отпуски, след което да се добавят процеси за въвеждане в работата, прегледи или обучения, след като основните елементи бъдат използвани последователно.
Изберете такъв подход, който да оставя вашия екип с по-малко ръчни прехвърляния на информация, по-ясна собственост върху данните и достатъчна гъвкавост за работата, която е наистина уникална за вашия бизнес. Това е по-полезен показател за успех от броя функции в ценовата страница на доставчика.
