Мениджър по човешките ресурси иска от помощник с изкуствен интелект да изготви описание на длъжността, да отговори на въпрос относно политиката за отпуски или да отбележи просрочени прегледи по принудителна отпуска. Всъщност молбата изглежда проста. Но това не е така. В решението за избор между вградения изкуствен интелект и добавен по избор изкуствен интелект реалната разлика е дали интелигентността може безопасно да работи с вашите HR процеси и данни или просто да стои встрани от тях.
За една развиваща се компания това не е технически дебат само по себе си. То влияе върху броя системи, които екипът ви поддържа, кой може да има достъп до данни за служителите, колко лесно може да докажете спазването на изискванията и дали AI спестява административен труд или създава повече работа за контрол.
Какво означава вградената AI в HRIS
Вграденият AI е проектиран като част от самата HR платформа. Тя разбира структурата на данните, разрешенията и работните процеси на платформата, тъй като работи в една и съща среда. Например, мениджърът, който я използва за изготвяне на обобщение на прегледа, трябва да работи въз основа на съответния цикъл на прегледи, цели и разрешения, които вече са запазени в системата.
Това не означава, че изкуственият интелект взема решения вместо HR. Това означава, че може да подпомогне работата, която вече се извършва: изготвяне на обява за вакантно работно място, предлагане на по-ясен език на политиката, отговор на разрешено въпрос от HR или активиране на работна процедура въз основа на одобрена процедура. Полезният компонент е контекстът. Изкуственият интелект е свързан с регистрите, процесите и контролите, които придават смисъл на HR задачата.
За екипите по човешки ресурси това намалява малките, но постоянни трудности при преместването на информация между системите. Има по-малко копиране от HRIS в общ инструмент, по-малко несигурност относно коя версия на документа е актуална и по-малко ръчни прехвърляния между процесите по набиране на персонал, въвеждане в работа, оценка на постигнатите резултати и обучение.
Най-добрият инкорпориран подход също така зачита ролевия достъп. Мениджър на екип не трябва да получава отговор въз основа на поверителна информация, до която не е упълномощен да има достъп, само защото инструментът за изкуствен интелект има широк достъп до споделена база данни с файлове. Данните за човешките ресурси се нуждаят от същата логика на разрешенията, независимо дали се разглеждат в отчет, се използват в работния процес или се използват в отговор на изкуствен интелект.
Вграденото не означава затворено
Обща тревога е, че вграденото изкуствено усещане заживява в нас и ни принуждава да приемаме единствено един доставчик на модели или единствено един начин на работа. Това не трябва да е така. Платформата трябва да осигури стандартен избор при наличието на специфични изисквания за данни, поръчки или модели, като същевременно дава възможност на организациите с конкретни изисквания да изберат друг доставчик или собствен хостинг на модела.
Това е особено важно там, където различните държави, групи от служители или вътрешни политики изискват различни контроли. Въпросът не е само “Кой модел е по-добър?” Но също така е и “Можем ли да прилагаме нашите правила последователно, като същевременно поддържаме контрол върху това къде се обработват данните?”
Какво означава интегрираното изкуство на изкуствения интелект
Болт-он AI е външен инструмент, добавен към съществуващ набор от HR инструменти. Той може да бъде свързан чрез интеграция, браузърно разширение, процес на качване или API. В някои случаи става въпрос за универсален асистент, използван от HR екипите за писане на съдържание и обобщаване на документи. В други случаи става дума за специализирана програма за набиране на персонал, слушане на служители или анализи на работната сила.
Интеграция на добавен инструмент може да бъде разумен избор, когато решава специфичен проблем изключително добре. Организацията може да се нуждае от специализирани възможности, които не предлага нейният основен HRIS, или вече да разполага с цялостна услуга за изкуствен интелект в компанията с утвърдени процедури за управление. Ако интеграцията е добре разработена, допълнителният инструмент може да добави стойност, без да налага промяна на платформата.
Разходите за това са, че всяка допълнителна връзка създава работа и рискове за управлението. Може да се наложи записите на служителите да бъдат синхронизирани, трябва да се поддържат картотеките им и да се тестват разрешенията от двете страни. Когато служител смени мениджър, напуска компанията или се мести в друга държава, правилата за достъп и съхранение на данни трябва да останат съгласувани в цялата система.
Болт-он AI също повдига практическо въпроса, който често се пропуска при добре изработена демонстрация: как отговорът се връща в работния процес? Ако инструмент създаде полезен план за въвеждане в работата, но някой трябва ръчно да го постави в три различни системи, да назначи собственици и да провери данните на служителите, обещаното спестяване на време бързо се свежда до нула.
Вграден AI срещу добавен AI: разликите, които имат значение
Най-добрият вариант зависи от работата, която трябва да извърши изкуственият интелект. За ежедневните HR операции вграденият AI има предимство, тъй като може да работи на едно и също място, където се намират записи и работни процеси. За много специализирани задачи добавката може да струва допълнителни усилия при администрирането.
Сравнението става по-ясно, когато бъде оценено чрез четири операционни въпроса.
Контекстът и точността на данните
Изходът от AI е толкова полезен, колкото и наличната информация и инструкции към него. Вграденият AI може да използва одобрен контекст за човешки ресурси, без да е необходимо администраторът на HR да експортира файловете отново или да обяснява процесите на организацията. Това го прави по-подходящ за задачи като изготвяне на съобщения за съществуващ работен процес или отговаряне на въпроси в съответствие с текущите политики.
Инструментът за добавяне на допълнителни функции може да има ограничен, забавен или непълноценен достъп до същата информация. Това не го прави неподходящ, но означава, че е важно екипите да са точни относно това, което могат да видят, и колко често се актуализират данните. Отговор, базиран на баланса на отпуските от миналия месец или стара версия на политиката, може да създаде нежелана объркване.
Поверителност, местожителство и отговорност
Данните за човешките ресурси по своята същност са лични. Имена, записи за отсъствия, подробности за възнагражденията, бележки за представяне и документация за право на работа изискват внимателно управление. Преди да използвате каквато и да е способност на изкуствен интелект, попитайте къде се обработват заявките и резултатите, дали данните се запазват, кой може да има достъп до тях и как се обработват заявките за изтриване.
За европейските МСП пребиваването на данните в ЕС и специалната среда могат да опростят този процес на оценка. Моделът на PaaS с единичен наемател поддържа отделната HR среда на организацията, вместо да поставя данните ѝ в споделена инсталация на приложението. Това не премахва необходимостта от управление, но дава на бизнеса по-ясна основа за демонстриране на контрол.
С помощта на добавен инструмент тези отговори трябва да бъдат установени както за HRIS, така и за доставчика на AI, както и за интеграцията между тях. Това е управляемо, но това представлява допълнителен надзор от страна на доставчика за малката HR и IT функционалност.
Приемане на работния процес
Правилният тип изкуствен интелект трябва да намали броя стъпки, а не да добави нова цел, която служителите и мениджърите да запомнят. Вграденият изкуствен интелект може да се появи там, където вече се извършва работа: по време на въвеждане в работата, в рамките на цикъл на работа или когато мениджър извършва действие. Това близост увеличава шанса хората да го използват последователно.
Инструментите за добавяне могат да намерят приложение, когато тяхната стойност е особена и очевидна. Специализиран рекрутер може охотно да използва отделно приложение, ако това значително подобрява определена част от процеса му. Случаят е по-слаб, когато инструментът дублира основни функции, които вече са налични в HR платформата.
Разходи извън рамките на лиценза
Цената за абонамент е само част от разходите. Обмислете внедряването, поддръжката на интеграцията, проверките за сигурност, обучението на потребителите и времето, необходимо за коригиране на несъгласуваните данни. По-евтиният допълнителен инструмент може да стане скъп, ако добави още един административен процес към вече претовареното HR звено.
Също така, плащането за вградена изкуствен интелект, която служителите не използват, не е добра инвестиция. Започнете с малък брой повтарящи се задачи с голям обем, за които по-доброто структуриране на текста, по-бързите отговори или автоматизацията на работния процес ще имат видим ефект. Измерете спестеното време и проверките за качество, които все още са необходими преди да разширите използването.
Практичен начин за избор
Започнете с картата на процеса си за управление на човешките ресурси, а не с списък с функции на изкуствения интелект. Определете кои области на работа служителите многократно търсят информация, въвеждат повторно съдържание или чакат колега от отдела по управление на човешките ресурси да продължи процеса. След това решите дали проблемът се дължи на липса на интелигентност, фрагментирани системи или неясен процес. Изкуственият интелект няма да реши проблемите, свързани с лошото ангажиране или остарелите политики.
След това определете границите. Определете кои типове данни може да използва AI, кои потребители могат да имат достъп до него и кои резултати изискват човешка проверка. Комуникациите за набиране на персонал, изготвянето на политики и съдържанието за въвеждане в работата могат да бъдат подходящи за ранни случаи на използване. Решенията относно представянето, заплащането, дисциплинарните мерки или уволненията се нуждаят от много по-голям контрол и никога не трябва да се възприемат като автоматични резултати.
Накрая, тествайте опита с реални сценарии. Помолете мениджър да намери одобрен отговор на често задаван въпрос. Помолете HR да създаде обява за работа и да я изпрати за одобрение. Попитайте ръководителя по защита на данните как се управляват заявките, данните и резултатите. Полезното приложение на изкуствения интелект трябва да направи всяка от тези задачи по-ясни, а не просто по-впечатляваща в демонстрация.
Cognitis.cloud използва този подход, като интегрира способностите за изкуствен интелект в една платформа за управление на човешките ресурси, като същевременно позволява на организациите да използват доставчика, който отговаря на техните изисквания. Целта не е да се добавя изкуствен интелект само заради себе си. Целта е да се предостави практическа помощ на екипите по управление на човешките ресурси, без да се губи контролът върху данните им.
Най-добрият избор е този, който оставя вашия екип с по-малко системи за управление, по-ясна отчетност и повече време за разговорите, които софтуерът не може да води вместо вас.
