Ein neues HRIS kann die t\u00e4gliche Reibung verringern, die durch das Jagen nach Tabellenkalkulationen, das Abgleichen von Abwesenheitssalden und das Aktualisieren derselben Mitarbeiterdetails in mehreren Systemen entsteht. Aber der Nutzen zeigt sich erst, wenn die in der neuen Plattform ankommenden Informationen korrekt, nutzbar und angemessen gesch\u00fctzt sind. Dieser Leitfaden zur HR-Datenmigration ist f\u00fcr HR-Teams konzipiert, die mit Sorgfalt vorgehen m\u00fcssen, ohne dass ein Systemwechsel zu einem sechsmonatigen Datenbereinigungsprojekt wird.<\/p>\n
F\u00fcr ein wachsendes Unternehmen ist eine Migration keine einfache IT-Aufgabe. Sie entscheidet dar\u00fcber, ob die Mitarbeiter Self-Services vertrauen, ob F\u00fchrungskr\u00e4fte verl\u00e4ssliche Teamdaten sehen und ob die HR-Abteilung vom ersten Tag an sicher berichten kann. Das Ziel ist nicht, jeden historischen Datensatz zu \u00fcbernehmen. Es geht darum, die richtigen Datens\u00e4tze in einer Form zu \u00fcbernehmen, die Ihr Team pflegen kann.<\/p>\n
Bevor auch nur eine einzige Spalte zugeordnet wird, vereinbaren Sie, was das neues HRIS<\/a> unterst\u00fctzen muss. Ein Unternehmen, das von separaten Tools f\u00fcr Personalbeschaffung, Abwesenheits- und Spesenverwaltung wechselt, hat andere Priorit\u00e4ten als eines, das eine einzige Mitarbeiterdatenbank ersetzt. Beginnen Sie damit, die Prozesse zu definieren, die zum Start funktionieren m\u00fcssen: Onboarding<\/a>, Urlaubsfreigabe, Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung, Berichterstattung oder Leistungsbeurteilungen.<\/p>\n Dieser Rahmen setzt sinnvolle Grenzen. Beispielsweise k\u00f6nnen aktuelle Vertr\u00e4ge, aktive Urlaubsanspr\u00fcche und obligatorische Compliance-Dokumente essenziell sein. F\u00fcnf Jahre alte, veraltete Kandidatennotizen oder Spesenbelege sind das vielleicht nicht. Informationen allein deshalb aufzubewahren, weil sie vorhanden sind, erzeugt mehr Arbeit, ein gr\u00f6\u00dferes Datenschutzrisiko und mehr Verwirrung f\u00fcr die Nutzer.<\/p>\n Bestimmen Sie jeweils einen verantwortlichen Eigent\u00fcmer aus dem Personalwesen (HR) und einen aus der IT, dem Finanzwesen oder dem operativen Bereich, sofern diese Teams die Quelldaten verwalten. HR sollte entscheiden, welche Informationen sinnvoll und rechtm\u00e4\u00dfig aufzubewahren sind. Technische Kollegen k\u00f6nnen bei Exporten, Zugriffskontrollen und der Validierung helfen. Wenn niemand die Entscheidungsbefugnis hat, ger\u00e4t die Migration in endlosen Fragen zu Sonderf\u00e4llen ins Stocken.<\/p>\n Die meisten HR-Teams haben mehr Quellen, als sie erwarten. Mitarbeiterdaten k\u00f6nnen sich in Gehaltsabrechnungen, Tabellenkalkulationen, Recruiting-Software, gemeinsamen Laufwerken, Zeiterfassungstools, Leistungsportalen und den lokalen Dateien von Managern befinden. Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme, die f\u00fcr jeden Datensatz die Quelle, den Verantwortlichen, den Zweck, die Datenfelder, den Datumsbereich und das beabsichtigte Ziel erfasst.<\/p>\n Das Verzeichnis sollte zudem personenbezogene Daten und besondere Kategorien von Daten ausweisen. Gesundheitsbezogene Abwesenheitsnotizen, Anpassungen f\u00fcr Menschen mit Behinderungen, Gewerkschaftszugeh\u00f6rigkeiten und Ausweisdokumente erfordern gem\u00e4\u00df DSGVO besondere Sorgfalt. Sie haben m\u00f6glicherweise einen berechtigten betrieblichen Zweck, aber das bedeutet nicht, dass jeder Benutzer oder jedes System Zugriff darauf haben muss.<\/p>\n Eine praktische Bestandsaufnahme deckt oft Duplikate auf. Die Berufsbezeichnung eines Mitarbeiters kann zwischen Gehaltsabrechnung, dem Organigramm und der Tabelle eines Managers variieren. Anstatt die bequemste Quelle zu w\u00e4hlen, bestimmen Sie, welches System f\u00fcr die jeweiligen Daten ma\u00dfgeblich ist. Die Gehaltsabrechnung ist m\u00f6glicherweise die ma\u00dfgebliche Quelle f\u00fcr den offiziellen Namen und Steuerinformationen, w\u00e4hrend HR f\u00fcr die Hierarchiestufe, den Vorgesetzten und den Arbeitsort zust\u00e4ndig ist.<\/p>\n Verwenden Sie drei Kategorien: migrieren, archivieren und l\u00f6schen. Migrieren Sie Informationen, die f\u00fcr aktive Prozesse, gesetzliche Verpflichtungen oder verl\u00e4ssliche Berichterstattung ben\u00f6tigt werden. Archivieren Sie Datens\u00e4tze, die aufbewahrt werden m\u00fcssen, aber voraussichtlich nicht regelm\u00e4\u00dfig genutzt werden. L\u00f6schen Sie Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist oder die keinen definierten Zweck haben.<\/p>\n Hier kommt ein Aufbewahrungsplan ins Spiel. Die Anforderungen variieren je nach Land, Besch\u00e4ftigungsgegenstand und Datensatztyp, vermeiden Sie daher die Anwendung einer pauschalen Regel f\u00fcr eine europ\u00e4ische Belegschaft. Wenn Ihr Unternehmen in den Benelux-Staaten und der DACH-Region t\u00e4tig ist, ziehen Sie den zust\u00e4ndigen Rechts- oder Datenschutzberater hinzu, wenn die Aufbewahrungspflichten unklar sind. Eine Migration ist ein g\u00fcnstiger Zeitpunkt, um Richtlinien anzuwenden, die zwar auf dem Papier bestanden haben, aber nicht in der Praxis.<\/p>\n Datenbereinigung ist die Arbeit, die zuk\u00fcnftige Verwaltungsprobleme verhindert. Standardisieren Sie Formate f\u00fcr Daten, Telefonnummern, Adressen, Berufsbezeichnungen und Kostenstellen. Korrigieren Sie offensichtliche Duplikate und entfernen Sie ehemalige Mitarbeiter aus Dateien, die f\u00fcr aktive Mitarbeiterdatens\u00e4tze bestimmt sind. Vereinbaren Sie einheitliche Werte f\u00fcr Felder wie Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis, Abteilung und Standort.<\/p>\n Erstellen Sie dann ein Zuordnungsdokument. Es sollte jedes Quellfeld, sein Zielfeld, die Transformationsregel, den Verantwortlichen und die Validierungsmethode zeigen. Beispielsweise kann ein Quellwert wie \u201cFT\u201d auf \u201cVollzeit\u201d abgebildet werden, w\u00e4hrend mehrere alte Abteilungsnamen m\u00f6glicherweise auf eine aktuelle Struktur abgebildet werden m\u00fcssen.<\/p>\n Achten Sie genau auf Kennungen. E-Mail-Adressen k\u00f6nnen sich \u00e4ndern und Namen sind nicht eindeutig. Eine stabile Mitarbeiter-ID ist in der Regel der sicherste Weg, Datens\u00e4tze system\u00fcbergreifend abzugleichen. Wenn keine vorhanden ist, legen Sie vor dem Import eine kontrollierte Abgleichregel fest. Verlassen Sie sich niemals auf manuelle Beurteilung, nachdem Tausende von Zeilen geladen wurden.<\/p>\n F\u00fcr kleine Teams ist es verlockend, direkt in der Exportdatei zu bereinigen. Das kann bei einem einfachen Datensatz funktionieren, aber bewahren Sie einen unber\u00fchrten Originalexport an einem gesch\u00fctzten Ort auf. Sie brauchen einen Pr\u00fcfpfad, falls sp\u00e4ter eine Frage auftaucht, und einen sauberen Rollback-Punkt, falls eine Transformation schiefgeht.<\/p>\n Die HR-Migration beinhaltet mehr als nur die sichere \u00dcbertragung von Dateien. Sie erfordert klare Entscheidungen dar\u00fcber, wer auf Quelldaten zugreifen kann, wer \u00c4nderungen genehmigen darf und wie lange Arbeitsdateien verf\u00fcgbar bleiben. Beschr\u00e4nken Sie den Zugriff auf den kleinsten Personenkreis, der f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der Arbeit erforderlich ist. Ein gemeinsam genutzter Ordner mag bequem sein, ist jedoch f\u00fcr Mitarbeiterdaten selten angemessen.<\/p>\n Verwenden Sie genehmigte \u00dcbertragungsmethoden und dokumentieren Sie, wo Extrakte gespeichert werden. Vermeiden Sie den Versand unverschl\u00fcsselter Tabellenkalkulationen per gew\u00f6hnlicher E-Mail oder das Ablegen in pers\u00f6nlichen Cloud-Laufwerken. Wenn ein Migrationspartner oder HRIS-Anbieter die Daten verarbeitet, best\u00e4tigen Sie die vertraglichen Rollen, Sicherheitsma\u00dfnahmen, Verarbeitungsanweisungen und den Standort der Daten.<\/p>\nErstellen Sie ein \u00fcbersichtliches Datenverzeichnis<\/h2>\n
Entscheiden Sie, was bleibt, was umzieht und was archiviert wird<\/h3>\n
Bereinigen und zuordnen vor dem Importieren<\/h2>\n
Sch\u00fctzen Sie den Datenschutz w\u00e4hrend der gesamten Migration<\/h2>\n