Ein neues HRIS mag zun\u00e4chst erschwinglich erscheinen, bis der Implementierungsvorschlag vorliegt. Die Lizenzgeb\u00fchr ist nur ein Aspekt bei der Entscheidung. Wie viel kostet also die Implementierung eines HRIS? F\u00fcr ein europ\u00e4isches KMU h\u00e4ngt die realistische Antwort weniger von der Mitarbeiterzahl allein ab als vielmehr von der Anzahl der Prozesse, Systeme und L\u00e4nder, die Sie zusammenf\u00fchren m\u00fcssen.<\/p>\n
Eine unkomplizierte Einf\u00fchrung f\u00fcr eine einzelne Organisation mit sauberen Mitarbeiterdaten kann eine bescheidene einmalige Investition erfordern. Ein international t\u00e4tiges Unternehmen, das mehrere getrennte Tools ersetzt, Genehmigungsworkflows neu erstellt und die Gehaltsabrechnung integriert, ben\u00f6tigt ein gr\u00f6\u00dferes Budget. Die richtige Frage ist nicht einfach: \u201cWas sind die Einrichtungskosten?\u201d Sondern: \u201cWas wird n\u00f6tig sein, um ein zuverl\u00e4ssiges, akzeptiertes System zu erreichen, das nach dem Go-live die Arbeit reduziert?\u201d<\/p>\n
Als grobe Richtgr\u00f6\u00dfe k\u00f6nnen KMU davon ausgehen, dass die Implementierung zwischen einigen Tausend Euro f\u00fcr eine fokussierte Standardkonfiguration und mehreren Zehntausend Euro f\u00fcr eine komplexe Einf\u00fchrung mit Integrationen, historischen Daten und mehreren juristischen Personen liegen wird. Software-Abonnementkosten<\/a> sind in der Regel separat, obwohl einige Anbieter Onboarding-Dienstleistungen in einen Vertrag f\u00fcr das erste Jahr b\u00fcndeln.<\/p>\n F\u00fcr ein Unternehmen mit 10 bis 50 Mitarbeitern ist die Implementierung oft relativ \u00fcberschaubar, wenn der Umfang die Kernmitarbeiterdaten, Urlaubsregelungen, das Onboarding und Standardgenehmigungsprozesse abdeckt. Bei 100 bis 500 Mitarbeitern steigen die Kosten in der Regel, da mehr F\u00fchrungskr\u00e4fte geschult, mehr Daten validiert und mehr Ausnahmen behoben werden m\u00fcssen. Eine gr\u00f6\u00dfere Belegschaft bedeutet nicht automatisch ein schwieriges Projekt, aber sie deckt oft Prozessunterschiede auf, die zuvor durch Tabellenkalkulationen verborgen waren.<\/p>\n Ein sinnvolles Budget besteht aus drei Teilen: Dienstleistungen von Anbietern, Arbeitszeit des internen Teams und R\u00fccklagen f\u00fcr unvorhergesehene Ausgaben. Wenn man den zweiten und dritten Teil au\u00dfer Acht l\u00e4sst, wird aus einem scheinbar kosteng\u00fcnstigen HRIS-Projekt ein teures Unterfangen.<\/p>\n Die Implementierungsgeb\u00fchren sollten den Aufwand widerspiegeln, der f\u00fcr die Erstellung eines einsatzf\u00e4higen Systems erforderlich ist, und nicht nur den Zugang zu einem Projektplan. Bitten Sie jeden Anbieter, detailliert aufzulisten, was im Preis inbegriffen ist und was separat in Rechnung gestellt wird. Die folgenden Bereiche beeinflussen in der Regel die Preisgestaltung.<\/p>\n Jedes HRIS erfordert Entscheidungen hinsichtlich der Organisationsstruktur, der Mitarbeiterfelder, der Genehmigungswege, der Urlaubsregelungen, der Dokumentvorlagen und der Berechtigungen. Eine Standardisierung dieser Bereiche h\u00e4lt die Kosten niedrig. Werden hingegen alle Ausnahmen aus Altsystemen nachgebildet, steigen die Kosten schnell an.<\/p>\n Genau hier profitieren kleine Personalabteilungen davon, entschlossen vorzugehen. Wenn jede Abteilung ohne triftigen gesch\u00e4ftlichen Grund andere Genehmigungsregeln hat, erschwert die \u00dcbertragung dieser Komplexit\u00e4t auf eine neue Plattform lediglich die zuk\u00fcnftige Verwaltung. Nutzen Sie die Einf\u00fchrung als Gelegenheit, sich auf einen sinnvollen Standardprozess zu einigen, und dokumentieren Sie anschlie\u00dfend die wirklich notwendigen Ausnahmen.<\/p>\n Die \u00dcbertragung von Mitarbeiterdaten klingt zun\u00e4chst nach Routine, bis man auf uneinheitliche Berufsbezeichnungen, fehlende Eintrittsdaten, doppelte Datens\u00e4tze oder in pers\u00f6nlichen Ordnern gespeicherte Dokumente st\u00f6\u00dft. Der technische Import selbst mag zwar unkompliziert sein, doch die Aufbereitung zuverl\u00e4ssiger Daten ist oft die eigentliche Herausforderung.<\/p>\n Entscheiden Sie fr\u00fchzeitig, welche Daten \u00fcbertragen werden m\u00fcssen. Aktuelle Mitarbeiterdaten sind in der Regel unverzichtbar. \u00c4ltere Leistungsbeurteilungen, abgelaufene Dokumente und langj\u00e4hrige Urlaubsdaten sind dies m\u00f6glicherweise nicht. Die F\u00fchrung eines leicht zug\u00e4nglichen Archivs kann praktischer sein, als f\u00fcr die Umwandlung jedes einzelnen historischen Feldes f\u00fcr den Import zu bezahlen.<\/p>\n Integrationen sind einer der gr\u00f6\u00dften Einflussfaktoren auf die Kosten bei der Einf\u00fchrung eines HRIS. Die Anbindung von Lohn- und Gehaltsabrechnung, Identit\u00e4tsmanagement, Buchhaltung, Personalbeschaffung und Zeiterfassung erfordert jeweils eine klare Zust\u00e4ndigkeitsverteilung und gr\u00fcndliche Tests. Ein Standard-Konnektor ist in der Regel mit weniger Aufwand verbunden als ein ma\u00dfgeschneiderter Datenaustausch, doch auch bei Standardintegrationen sind eine Feldzuordnung und vereinbarte \u00dcbergabezeitpunkte erforderlich.<\/p>\n F\u00fcr europ\u00e4ische Unternehmen verdient die Lohn- und Gehaltsabrechnung besondere Aufmerksamkeit. Aufgrund lokaler Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, Unternehmensstrukturen und Stichtage darf eine Integration nicht als Nebensache betrachtet werden. Legen Sie genau fest, welche Daten in welche Richtung flie\u00dfen, wer sie validiert und was geschieht, wenn ein Datensatz fehlerhaft ist.<\/p>\n Ein System, das die Personalabteilung versteht, aber von den F\u00fchrungskr\u00e4ften gemieden wird, wird nicht den erwarteten Ertrag bringen. F\u00fchrungskr\u00e4fte m\u00fcssen wissen, wie sie Urlaubsantr\u00e4ge genehmigen, Leistungsbeurteilungen abschlie\u00dfen und Informationen finden, die f\u00fcr ihr Team relevant sind. Mitarbeiter ben\u00f6tigen eine einfache Erkl\u00e4rung, was sich f\u00fcr sie \u00e4ndert und wann.<\/p>\n Schulungen m\u00fcssen nicht aufwendig sein, insbesondere bei einer intuitiven Plattform. Sie m\u00fcssen jedoch gut geplant werden. Planen Sie Mittel f\u00fcr Benutzerakzeptanztests mit realistischen Szenarien, rollenbasierte Anleitungen und Zeit ein, um Probleme vor der Einf\u00fchrung zu beheben. Wenn Sie diesen Schritt \u00fcberspringen, sparen Sie zwar im ersten Monat Geld, verursachen aber im n\u00e4chsten Jahr unn\u00f6tige Supportanfragen im Personalbereich.<\/p>\n Einige Anbieter stellen einen namentlich benannten Implementierungsberater zur Verf\u00fcgung und bieten planm\u00e4\u00dfige Workshops an. Andere bieten eine Selbstbedienungs-Einrichtung mit Support bei Bedarf an. Keines der beiden Modelle ist grunds\u00e4tzlich besser. Ein gut organisierter Personalverantwortlicher mit einem standardisierten Aufgabenbereich kann mit angeleiteter Selbstbedienung gut zurechtkommen, w\u00e4hrend ein wachsendes, l\u00e4nder\u00fcbergreifendes Unternehmen m\u00f6glicherweise eine engere Projektbetreuung sch\u00e4tzt.<\/p>\n Fragen Sie nach, wie viele Workshops, Konfigurationsstunden und Support-Termine nach dem Start enthalten sind. Fragen Sie au\u00dferdem, was passiert, wenn das Projekt den vorgesehenen Zeitplan \u00fcberschreitet. Transparente Antworten sind wichtiger als ein niedriger Einstiegspreis.<\/p>\n Ihr interner Aufwand stellt echte Kosten dar, auch wenn er nicht in Form einer Rechnung erscheint. Ein Personalverantwortlicher ben\u00f6tigt m\u00f6glicherweise Zeit, um Daten zu bereinigen, Fragen zu Richtlinien zu beantworten, Arbeitsabl\u00e4ufe zu testen, die Gehaltsabrechnung zu koordinieren und die \u00c4nderung zu kommunizieren. Auch die Finanzabteilung, die IT-Abteilung und die Abteilungsleiter spielen eine Rolle, wenn es um Genehmigungen, Sicherheit oder Integrationen geht.<\/p>\n In einem kleineren Unternehmen sollten Sie einen verantwortlichen Projektleiter benennen und diesem Zeit f\u00fcr die Projektarbeit reservieren. Die Umsetzung ger\u00e4t oft ins Stocken, wenn sie als Aufgabe betrachtet wird, die nur neben dringenden Aufgaben wie Personalbeschaffung, Gehaltsabrechnung und Mitarbeiterbeziehungen erledigt werden kann.<\/p>\n Auch das Aufschieben von Entscheidungen ist mit Kosten verbunden. Sind die Urlaubsregelungen unklar oder ist die Zust\u00e4ndigkeit f\u00fcr Mitarbeiterdaten umstritten, kann ein Anbieter keine Gewissheit in die Plattform einbauen. Kl\u00e4ren Sie diese Fragen bereits in der Erkundungsphase, anstatt sp\u00e4ter f\u00fcr wiederholte \u00dcberarbeitungen aufkommen zu m\u00fcssen.<\/p>\nWof\u00fcr Sie eigentlich bezahlen<\/h2>\n
Konfiguration und Prozessgestaltung<\/h3>\n
Datenmigration und Datenbereinigung<\/h3>\n
Integrationen<\/h3>\n
Schulung, Test und \u00c4nderungsmanagement<\/h3>\n
Projektmanagement und Unterst\u00fctzung<\/h3>\n
Die Kosten, die im Angebot des Anbieters nicht aufgef\u00fchrt sind<\/h2>\n
Eine sinnvolle Vorgehensweise bei der Festlegung Ihres Implementierungsbudgets<\/h2>\n